Expo
Regulamin EXPO dla wystawców podczas trwania zawodów triathlonowych cyklu TRI TOUR 2020
1 Postanowienia ogólne
1.Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich najemców powierzchni Expo (dalej jako „wystawcy”) podczas trwania zawodów cyklu TRI TOUR.
- Wynajmującym tereny EXPO jest organizator/współorganizator/parter zawodów cyklu Tri Tour firma:
KLUB SPORTOWY TRI TOUR – Stowarzyszenie z siedzibą ul. Smardzewska 21/4, 60-161 Poznań, NIP 9721247020, REGON 302592538
- Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią Umowy Najmu Powierzchni EXPO podczas zawodów cyklu TRI TOUR 2020.
2 Zgłoszenia
- Zgłoszenie dotyczące chęci wynajęcia powierzchni Expo podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour 2020 odbywają się poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronach internetowych poszczególnych zawodów pod adres mail expo@tritour.com.pl
- Wystawca, który zgłosi swój udział w Expo do dnia 31.03.2020 r. zostanie objęty ofertą promocyjną, Organizator zastrzega wcześniejsze zakończenie przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania powierzchni wystawienniczej.
- Organizator będzie wysyłał potwierdzenie przyjęcia zamówienia bądź odmowę możliwości wynajęcia powierzchni Expo drogą elektroniczną na podany adres e-mail zamawiającego w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia. W przypadku przyjęcia zamówienia Organizator przesyła Wystawcy do podpisania Umowę najmu powierzchni EXPO, stanowiącą załącznik do niniejszego Regulaminu.
- Przesłanie formularza zgłoszeniowego i podpisanie Umowy najmu powierzchni EXPO, który stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu jest równoznaczny z zapoznaniem się i akceptacją niniejszego Regulaminu.
- Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu i odesłaniu Organizatorowi Umowy najmu powierzchni EXPO oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma. Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy, a miejsce zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
- W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej rezygnacji organizatorom na adres expo@tritour.com.pl. W zależności od momentu zgłoszenia rezygnacji Organizatorowi przysługuje kara umowna w następującej wysokości:
- na 60 dni przed rozpoczęciem imprezy 30% wartości podpisanej umowy;
- na mniej niż 21 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.
- Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 14 dni, na adres e-mail Wystawcy wskazany w formularzu rejestracyjnym.
3 Termin i miejsce EXPO
- EXPO odbywać się podczas zawodów cyklu Tri Tour 2020, w następujących terminach:
- Expo zawodów Sieraków odbywać się będzie w dniach 29.05 – 31.05
- Expo zawody Charzykowy odbywać się będzie w dniach 12.06-14.06
- Expo zawody Poznań odbywać się będzie w dniach 26.06-28.06
- Expo zawody Szczecin odbywać się będzie w dniach 18.07-19.07
- Termin, miejsce, godziny otwarcia strefy Expo oraz zasady obowiązujące w strefie.
- Sieraków 29,30,31 maja 2020r .Stadion TKKF ul. Poznańska 27,64-410 Sieraków
‣ 29.05 -10:00-21:00
‣ 30.05 -7:00-21:00
‣ 31.05 -8:00-15:00
Godziny na rozstawienia stoiska
05.2020 w godzinach 12:00-20:00
05.2020 do godziny 9:00
Godziny demontażu stoiska
05.2020 od godziny 21:00
05.2020 od godziny 15:00
- Charzykowy 12,13,14 czerwca 2020 r. Plaża miejska ul.Długa 35, 89-606 Charzykowy
‣ 12.06 – 10:00-21:00
‣ 13.06 – 7:00-21:00
‣ 14.06 – 8:00-15:00
Godziny na rozstawienia stoiska
06.2020 w godzinach 12:00-20:00
06.2020 do godziny 9:00
Godziny demontażu stoiska
06.2020 od godziny 21:00
06.2020 od godziny 15:00
- Poznań 26,27,28 czerwca 2020 r. Ośrodek POSiR ul. Wiankowa 3, 61-131 Poznań
‣ 26.06 – 10:00-21:00
‣ 27.06 – 7:00-21:00
‣ 28.06 – 7:00-15:00
Godziny na rozstawienia stoiska
06.2020 w godzinach 12:00-20:00
06.2020 do godziny 9:00
Godziny demontażu stoiska
06.2020 od godziny 21:00
06.2020 od godziny 15:00
- Szczecin 18,19.07.2020 r. Teren Łasztowni ul. Tadeusza Wendy 8, 70-655 Szczecin
‣ 18.07 – 10:00-21:00
‣ 19.07 – 6:00-14:00
Godziny na rozstawienia stoiska
07.2020 w godzinach 12:00-20:00
07.2020 do godziny 9:00
Godziny demontażu stoiska
07.2020 od godziny 21:00
07.2020 od godziny 14:00
4 Warunki najmu powierzchni
- Koszt wynajmu stoisk podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour 2020
I PRÓG | II PRÓG | III PRÓG | |
SIERAKÓW | Do 31.12.2019 100,00 netto /m2 | Do 30.04.2020 130,00 netto/m2 | Od 01.05.2020 275,00 netto /m2 |
CHARZYKOWY | Do 31.12.2019 100 netto* | Do 30.04.2020 150,00 netto* | Od 01.05.2020 175,00 netto * |
POZNAŃ | Do 31.12.2019 100,00 netto /m2 | Do 31.05.2020 130,00 netto/m2 | Od 01.06.2020 275,00 netto/m2 |
SZCZECIN | Do 31.12.2019 100,00 netto * | Do 31.05.2020 150,00 netto* | Od 01.06.2020 175,00 zł * |
Rabat przy pakiecie 4 imprez (-5%) | Rabat przy pakiecie 4 imprez (-5%) |
*Opłata za stoisko zryczałtowana, oferta dotyczy powierzchni 9m2
- Cennik wszystkich świadczeń dostępny jest na stronie www.tritour.pl – zakładka EXPO oraz określony w pkt 4. W cenie zawarty jest koszt przyłącza elektrycznego 230V (jedno gniazdko na Wystawcę). Do cen określonych w ust. 1 zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Wystawców z branży gastronomicznej obowiązują dodatkowe opłaty za przyłącze siłowe oraz wywóz śmieci.
- Stoisko zostaje zarezerwowane po otrzymaniu podpisanej przez Wystawcę umowy najmu powierzchni EXPO wraz z dowodem dokonania przelewu.
- Zarezerwowane stoiska będą na bieżąco zaznaczane na planach Expo zawodów.
- Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska we wskazany przez Organizatora dzień i godzinie na każdych zawodach wg zawartej umowy , a także opuścić Expo w dniu i wskazanej godzinie wg zawartej umowy. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo odmówienia możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy.
- Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania expo, a po jego zakończeniu uprzątnąć stoisko oraz wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora. W przypadku pozostawienia śmieci i uszkodzeń na miejscu Wystawcy, Organizator ma prawo obciążyć Wystawcę kosztami sprzątania lub napraw, na podstawie osobnej faktury.
- Powierzchnia Expo określona jest na planie expo. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo usunąć przedmioty znajdujące się poza wyznaczonym terenem stoisk lub żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw.
- Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie Expo lub przed wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń.
- Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej pisemnej zgody Organizatora.
- Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni (wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni kosztami napraw, które poniesie Organizator.
- W przypadku gdy wystawca nie odeśle podpisanej umowy najmu powierzchni EXPO i nie uiści opłaty za stoisko Expo w terminie 7 dni od otrzymania przesłanej na adres email Wystawcy umowy najmu powierzchni EXPO wraz z fakturą zostanie skreślony z listy uczestników Expo, a zarezerwowane miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
- Opłaty za najem powierzchni EXPO dokonywane są jedynie przelewem na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze.
- Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez Wystawcę jedynie w nagłych wypadkach.
- Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach.
- Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.
- Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji towarów i usług eksponowanych się na terenie EXPO oraz wykorzystywania tych materiałów do celów reklamowych i marketingowych Organizatora.
6 OCHRONA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
- Wystawca ponosi wszelkie koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez niego samego oraz osoby w jakikolwiek sposób z nim związane.
- Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
- Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych przedmiotów
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.
- Organizator zapewnia zewnętrzny nadzór terenów EXPO w godzinach zamknięcia EXPO.
- Organizator nie zapewnia indywidualnej ochrony stoisk podczas trwania EXPO oraz w godzinach jego zamknięcia, nie odpowiada więc za pozostawione na stoiskach przedmioty.
- Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu odbywania się EXPO, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.
7 Wyłączenia obowiązujące podczas EXPO TRI TOUR
- Sprzedaż produktów z oficjalnej serii SUPER LEAGUE TRIATHLON może być prowadzona jedynie przez przedstawicieli Organizatora oraz firmy z zakupioną licencją SUPER LEAGUE TRIATHLON na Europę.
- Na EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji produktów i usług, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów.
- Na EXPO obowiązuje zakaz promocji imprez i sprzedaży pakietów imprez konkurencyjnych w stosunku do imprez na licencji SUPER LEAGUE TRIATHLON.
- Organizator zastrzega możliwość niewyrażenia zgody na promocję lub sprzedaż produktów Wystawcy, które okażą się produktami konkurencyjnymi w stosunku do produktów bądź usług reklamowanych lub sprzedawanych przez sponsorów lub partnerów poszczególnych imprez wchodzących w skład cyklu Tri Tour.
- Niezastosowanie się do zapisów z punktów pkt. 1-4 będzie skutkowało karą usunięcia swojego stoiska z EXPO bez zwrotu poniesionych kosztów.
8 Postanowienia dodatkowe
- Wystawcy nie mają prawa do używania logotypów cyklu TRI TOUR I SUPER LEAGUE TRIATHLON świadczenie to zarezerwowane jest jedynie dla partnerów i sponsorów imprezy.
- Formularz rejestracyjny oraz Umowa najmu powierzchni EXPO stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
- Ostateczna interpretacja regulaminu Expo w cyklu TRI TOUR należy do Organizatora.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.
Zapoznałem/łam się z regulaminem i akceptuję jego warunki
Data i Podpis Wystawcy
………………………………………………………………
UMOWA NAJMU POWIERZCHNI EXPO 2020
Zawarta w dniu ………………… w …………………….
- Wynajmujący/Organizator
Stowarzyszenie KS Tri Tour z siedzibą w Poznaniu (60-161) przy ul. Smardzewskiej 21/4, wpisanym do ewidencji uczniowskich klubów sportowych i klubów sportowych nieprowadzących działalności gospodarczej Urzędu Miasta Poznania pod numerem ST 292, NIP 9721247020, REGON: 302592538”,
reprezentowanym przez:
Wojciecha Kruczyńskiego – Prezesa Zarządu
Agatę Kluczyńską – Sekretarza
- Zamawiający/Wystawca:
Pełna nazwa firmy | |
Reprezentowana przez:
(imię/nazwisko) |
|
Dane firmy: NIP/REGON/KRS | |
Adres siedziby | |
Adres do doręczeń | |
Tel. kontaktowy | |
Imię i nazwisko osoby do kontaktu |
3. Miejsce na wynajęcie powierzchni EXPO
Nazwa Zawodów | |
Termin rezerwacji stoiska EXPO | |
Godziny otwarcia stoiska EXPO | |
Ilość metrów kwadratowych stoiska | |
Numer stoiska (zgodnie z mapką zawodów EXPO zawartych na stronach www zawodów) | |
Przyłącze elektryczne | |
Inne uwagi: | |
Dodatkowe zapotrzebowanie: | |
4. Spis produktów wystawianych przez Wystawcę do promocji i sprzedaży podczas EXPO.
PRODUKT wystawiany na EXPO/ USŁUGA | PRODUCENT | INNE UWAGI |
5. OPŁATA ZA NAJEM POWIERZCHNI EXPO
- Na podstawie ustaleń zawartych w §2 ustaleń Wystawca zobowiązany jest do opłacenia stoiska na podstawie wystawionej faktury VAT i na podstawie umowy współpracy na rok 2020 podczas zawodów …………………….
6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Integralną część niniejszego formularza stanowią wszelkie postanowienia zawarte w Regulaminie EXPO.
- Podpisanie niniejszej umowy przez Wystawcę jest jednoznaczne z akceptacją wszelkich postanowień Regulaminu.
- W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie postanowienia Kodeksu cywilnego.
- Wszelkie zmiany ustaleń zawartych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem odbiegające od ustaleń zawartych w Regulaminie lub formularzu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
- Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
………………………………………………
…………………………………………… ……………………………………………………
(data i podpis Organizatora) (data i podpis Wystawcy)