Regulamin EXPO dla wystawców podczas trwania zawodów triathlonowych cyklu TRI TOUR 2020

 1 Postanowienia ogólne

1.Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich najemców powierzchni Expo (dalej jako „wystawcy”) podczas trwania zawodów cyklu TRI TOUR.

2. Wynajmującym tereny EXPO jest organizator/współorganizator/parter zawodów cyklu Tri Tour firma:

KLUB SPORTOWY TRI TOUR – Stowarzyszenie z siedzibą ul. Smardzewska 21/4, 60-161 Poznań, NIP 9721247020, REGON 302592538

3. Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią Umowy Najmu Powierzchni EXPO podczas zawodów cyklu TRI TOUR 2020.

2 Zgłoszenia

1. Zgłoszenie dotyczące chęci wynajęcia powierzchni Expo podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour 2020 odbywają się poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronach internetowych poszczególnych zawodów pod adres mail expo@tritour.com.pl
2. Wystawca, który zgłosi swój udział w Expo do dnia 31.03.2020 r.  zostanie objęty ofertą promocyjną, Organizator zastrzega wcześniejsze zakończenie przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania powierzchni wystawienniczej.
3. Organizator będzie wysyłał potwierdzenie przyjęcia zamówienia bądź odmowę możliwości wynajęcia powierzchni Expo drogą elektroniczną na podany adres e-mail zamawiającego w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia. W przypadku przyjęcia zamówienia Organizator przesyła Wystawcy do podpisania Umowę najmu powierzchni EXPO, stanowiącą załącznik do niniejszego Regulaminu.
4. Przesłanie formularza zgłoszeniowego i podpisanie Umowy najmu powierzchni EXPO, który stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu jest równoznaczny z zapoznaniem się i akceptacją niniejszego Regulaminu.
5. Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu i odesłaniu Organizatorowi Umowy najmu powierzchni EXPO oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma. Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy, a miejsce zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
6. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej rezygnacji organizatorom na adres expo@tritour.com.pl. W zależności od momentu zgłoszenia rezygnacji Organizatorowi przysługuje kara umowna w następującej wysokości:

• na 60 dni przed rozpoczęciem imprezy 30% wartości podpisanej umowy;
• na mniej niż 21 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.

7. Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 14 dni, na adres e-mail Wystawcy wskazany w formularzu rejestracyjnym.

3 Termin i miejsce EXPO

1. EXPO odbywać się podczas zawodów cyklu Tri Tour 2020, w następujących terminach:

• Expo zawodów Sieraków odbywać się będzie w dniach 29.05 – 31.05
• Expo zawody Charzykowy odbywać się będzie w dniach 12.06-14.06
• Expo zawody Poznań odbywać się będzie w dniach 26.06-28.06
• Expo zawody Szczecin odbywać się będzie w dniach 18.07-19.07

2. Termin, miejsce, godziny otwarcia strefy Expo oraz zasady obowiązujące w strefie.

• Sieraków 29,30,31 maja 2020r .Stadion TKKF ul. Poznańska 27,64-410 Sieraków
  ‣ 29.05 -10:00-21:00
  ‣ 30.05 -7:00-21:00
  ‣ 31.05 -8:00-15:00

Godziny na rozstawienia stoiska

05.2020 w godzinach 12:00-20:00
05.2020 do godziny 9:00

Godziny demontażu stoiska

05.2020 od godziny 21:00
05.2020 od godziny 15:00

• Charzykowy 12,13,14 czerwca 2020 r. Plaża miejska ul.Długa 35, 89-606 Charzykowy
  ‣ 12.06 – 10:00-21:00
  ‣ 13.06 – 7:00-21:00
  ‣ 14.06 – 8:00-15:00

Godziny na rozstawienia stoiska

06.2020 w godzinach 12:00-20:00
06.2020 do godziny 9:00

Godziny demontażu stoiska

06.2020 od godziny 21:00
06.2020 od godziny 15:00

• Poznań 26,27,28 czerwca 2020 r. Ośrodek POSiR ul. Wiankowa 3, 61-131 Poznań
  ‣ 26.06 – 10:00-21:00
  ‣ 27.06 – 7:00-21:00
  ‣ 28.06 – 7:00-15:00

Godziny na rozstawienia stoiska

06.2020 w godzinach 12:00-20:00
06.2020 do godziny 9:00

Godziny demontażu stoiska

06.2020 od godziny 21:00
06.2020 od godziny 15:00

• Szczecin 18,19.07.2020 r. Teren Łasztowni ul. Tadeusza Wendy 8, 70-655 Szczecin
  ‣ 18.07 – 10:00-21:00
  ‣ 19.07 – 6:00-14:00
  Godziny na rozstawienia stoiska

07.2020 w godzinach 12:00-20:00
07.2020 do godziny 9:00

Godziny demontażu stoiska

07.2020 od godziny 21:00
07.2020 od godziny 14:00

4 Warunki najmu powierzchni

1. Koszt wynajmu stoisk podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour 2020

*Opłata za stoisko zryczałtowana, oferta dotyczy powierzchni 9m2

1. Cennik wszystkich świadczeń dostępny jest na stronie www.tritour.pl – zakładka EXPO oraz określony w pkt 4. W cenie zawarty jest koszt przyłącza elektrycznego 230V (jedno gniazdko na Wystawcę). Do cen określonych w ust. 1 zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Wystawców z branży gastronomicznej obowiązują dodatkowe opłaty za przyłącze siłowe oraz wywóz śmieci.
3. Stoisko zostaje zarezerwowane po otrzymaniu podpisanej przez Wystawcę umowy najmu powierzchni EXPO wraz z dowodem dokonania przelewu.
4. Zarezerwowane stoiska będą na bieżąco zaznaczane na planach Expo zawodów.
5. Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska we wskazany przez Organizatora dzień i godzinie na każdych zawodach wg zawartej umowy , a także opuścić Expo w dniu i wskazanej godzinie wg zawartej umowy. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo odmówienia możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy.
6. Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania expo, a po jego zakończeniu uprzątnąć stoisko oraz wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora. W przypadku pozostawienia śmieci i uszkodzeń na miejscu Wystawcy, Organizator ma prawo obciążyć Wystawcę kosztami sprzątania lub napraw, na podstawie osobnej faktury.
7. Powierzchnia Expo określona jest na planie expo. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo usunąć przedmioty znajdujące się poza wyznaczonym terenem stoisk lub żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw.
8. Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie Expo lub przed wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń.
9. Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej pisemnej  zgody Organizatora.
10. Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni (wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni kosztami napraw, które poniesie Organizator.
11. W przypadku gdy wystawca nie odeśle podpisanej umowy najmu powierzchni EXPO i nie uiści opłaty za stoisko Expo w terminie 7 dni od otrzymania przesłanej na adres email Wystawcy umowy najmu powierzchni EXPO wraz z fakturą zostanie skreślony z listy uczestników Expo, a zarezerwowane miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
12. Opłaty za najem powierzchni EXPO dokonywane są jedynie przelewem na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze.
13. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez Wystawcę jedynie w nagłych wypadkach.
14. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach.
15. Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.
16. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji towarów i usług eksponowanych się na terenie EXPO oraz wykorzystywania tych materiałów do celów reklamowych i marketingowych Organizatora.

6 OCHRONA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Wystawca ponosi wszelkie koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez niego samego oraz osoby w jakikolwiek sposób z nim związane.
2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
3. Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych przedmiotów
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.
5. Organizator zapewnia zewnętrzny nadzór terenów EXPO w godzinach zamknięcia EXPO.
6. Organizator nie zapewnia indywidualnej ochrony stoisk podczas trwania EXPO oraz w godzinach jego zamknięcia, nie odpowiada więc za pozostawione na stoiskach przedmioty.
7. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu odbywania się EXPO, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.

 7 Wyłączenia obowiązujące podczas EXPO TRI TOUR

1. Sprzedaż produktów z oficjalnej serii SUPER LEAGUE TRIATHLON może być prowadzona jedynie przez przedstawicieli Organizatora oraz firmy z zakupioną licencją SUPER LEAGUE TRIATHLON na Europę.
2. Na EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji produktów i usług, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów.
3. Na EXPO obowiązuje zakaz promocji imprez i sprzedaży pakietów imprez konkurencyjnych w stosunku do imprez na licencji SUPER LEAGUE TRIATHLON.
4. Organizator zastrzega możliwość niewyrażenia zgody na promocję lub sprzedaż produktów Wystawcy, które okażą się produktami konkurencyjnymi w stosunku do produktów bądź usług reklamowanych lub sprzedawanych przez sponsorów lub partnerów poszczególnych imprez wchodzących w skład cyklu Tri Tour.
5. Niezastosowanie się do zapisów z punktów pkt. 1-4 będzie skutkowało karą usunięcia swojego stoiska z EXPO bez zwrotu poniesionych kosztów.

 8  Postanowienia dodatkowe

1. Wystawcy nie mają prawa do używania logotypów cyklu TRI TOUR I SUPER LEAGUE TRIATHLON świadczenie to zarezerwowane jest jedynie dla partnerów i sponsorów imprezy.
2. Formularz rejestracyjny oraz Umowa najmu powierzchni EXPO stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
3. Ostateczna interpretacja regulaminu Expo w cyklu TRI TOUR należy do Organizatora.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.

Zapoznałem/łam się z regulaminem i akceptuję jego warunki

Data i Podpis Wystawcy

………………………………………………………………

UMOWA NAJMU POWIERZCHNI EXPO 2020

Zawarta w dniu ………………… w …………………….

1. Wynajmujący/Organizator

Stowarzyszenie KS Tri Tour z siedzibą w Poznaniu (60-161) przy ul. Smardzewskiej 21/4, wpisanym do ewidencji uczniowskich klubów sportowych i klubów sportowych nieprowadzących działalności gospodarczej Urzędu Miasta Poznania pod numerem ST 292, NIP 9721247020, REGON: 302592538”,

reprezentowanym przez:

Wojciecha Kruczyńskiego – Prezesa Zarządu

Agatę Kluczyńską – Sekretarza

2. Zamawiający/Wystawca:

3. Miejsce na wynajęcie powierzchni EXPO

4. Spis produktów wystawianych przez Wystawcę do promocji i sprzedaży podczas EXPO.

5. OPŁATA ZA NAJEM POWIERZCHNI EXPO

1. Na podstawie ustaleń zawartych w §2 ustaleń Wystawca zobowiązany jest do opłacenia stoiska na podstawie wystawionej faktury VAT i na podstawie umowy współpracy na rok 2020 podczas zawodów …………………….

6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Integralną część niniejszego formularza stanowią wszelkie postanowienia zawarte w Regulaminie EXPO.
2. Podpisanie niniejszej umowy przez Wystawcę jest jednoznaczne z akceptacją wszelkich postanowień Regulaminu.
3. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie postanowienia Kodeksu cywilnego.
4. Wszelkie zmiany ustaleń zawartych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem odbiegające od ustaleń zawartych w Regulaminie lub formularzu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

………………………………………………

……………………………………………                                        ……………………………………………………

(data i podpis Organizatora)                                              (data i podpis Wystawcy)